Электронная почта давно стала одним из ключевых инструментов деловой коммуникации. Сегодня мы ежечасно, а иногда и ежеминутно, проверяем почту с компьютеров, планшетов и смартфонов. Круглосуточная доступность в почте превратилась в бич нашего времени и начала вызывать зависимость. Приводим пять действенных способов свести зависимость от почты к минимуму и увеличить результативность работы с «электронкой».
Включите работу с почтой в свой график
Разбор электронной почты, сортировка писем по приоритетности и составление ответов — такая же работа, как и подготовка бюджетов или проведение переговоров. А значит, она требует соответствующего подхода и должна быть регламентирована во времени. Включите проверку почту в свой ежедневный график, выделив для этого процесса установленные отрезки времени.
Когда обращение к почте будет происходить в конкретные периоды времени, её проверка приравняется к выполнению любой другой задачи и будет осуществляться с большей оперативностью и значительно эффективнее.
Установите фильтры
Распределяйте письма по различным темам и папкам, используя разнообразие фильтров в настройках почтового клиента. Фильтры помогут вам структурировать сообщения и выделять среди них самые важные.
Не превращайте почту в список задач
Очень часто, вспомнив о той или иной задаче, мы отправляем её себе же на почту в виде напоминания. В результате, раздел «входящие» нередко превращается в список задач, отложенных «на потом». Задачи копятся, среди них теряются важные письма, а общая эффективность работы с почтой снижается.
Для того, чтобы этого избежать, стоит чётко определять судьбу только что полученного сообщения: часть писем неминуемо отправится в корзину, часть будет перенаправлена, а остаток, действительно требующий вашего внимания незамедлительно, будет проработан.
Ограничивайте число получателей письма
Важные сообщения и крупные проекты зачастую требуют вовлечения в переписку от 3 до 15 получателей, однако, направляя письмо столь большому количеству человек, стоит помнить, что и ответов на ваше письмо придет ровно по числу адресатов.
В связи с этим, стоит дважды проанализировать, всем ли адресатам на самом деле нужно быть в копии вашего письма, и лишний раз подумать, стоит ли использовать кнопку «ответить всем».
Сообщите коллегам о принятых вами правилах работы с почтой
Не забудьте сообщить коллегам и руководству о принятом вами графике работы с электронной почтой, аргументировав нововведение желанием увеличить эффективность собственного труда. При этом, стоит оставить для коллег и партнеров возможность связи с вами в срочных случаях.
Статьи
